Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales («Política») describe cómo Graphio.tech («Graphio»), en su condición de Responsable del Tratamiento, recopila, almacena, usa, circula y protege los datos personales de los Usuarios de la plataforma SaaS Graphio, en cumplimiento de la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales, en particular la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes de la República de Colombia, así como las mejores prácticas internacionales (principios de las normas tipo GDPR).

1. Responsable del Tratamiento

• Razón social: Graphio.tech.
• Domicilio: República de Colombia.
• Canal de contacto para asuntos de privacidad: el correo electrónico de contacto publicado en el pie de página del sitio web, o el canal de soporte dentro de la Plataforma.

2. Datos que Recopilamos

Graphio recopila y trata las siguientes categorías de datos, según la interacción del Usuario con la Plataforma:

• Datos de registro y de cuenta: nombre completo, dirección de correo electrónico y contraseña (almacenada únicamente de forma cifrada mediante hash seguro).
• Datos de uso y técnicos: dirección IP, identificadores de sesión, registros de actividad (logs) sobre acciones realizadas en la Plataforma (creación, edición, eliminación y exportación de planos, inicios de sesión, etc.), utilizados para seguridad, auditoría y soporte.
• Contenido del Usuario: planos técnicos, nodos, líneas, anotaciones, capas, metadatos, imágenes y archivos exportados que el Usuario crea o carga. Estos datos son tratados como información confidencial del Usuario.
• Datos de facturación: información asociada a la Suscripción y a los pagos. Los datos completos de tarjetas de crédito o débito son procesados exclusivamente por las pasarelas de pago (Mercado Pago y PayPal) y no son almacenados por Graphio.
• Datos de marketing: si el Usuario se suscribe a comunicaciones comerciales o participa en campañas, trataremos su correo electrónico y datos de contacto para dichas finalidades, con posibilidad de baja en todo momento.

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales son tratados para las siguientes finalidades:

• Prestar el servicio: crear y administrar la Cuenta, habilitar el editor de planos, almacenar el contenido del Usuario y permitir su recuperación y exportación.
• Autenticar al Usuario, gestionar sesiones y prevenir accesos no autorizados o fraudulentos.
• Procesar Suscripciones, pagos, renovaciones, cancelaciones y emitir comprobantes asociados.
• Enviar comunicaciones operativas esenciales: verificación de correo, restablecimiento de contraseña, avisos de vencimiento o de retención de datos y notificaciones de seguridad.
• Enviar comunicaciones comerciales y de marketing únicamente cuando exista autorización previa, expresa e informada, y siempre con opción de cancelación.
• Atender solicitudes, quejas y reclamos de soporte técnico.
• Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales y de auditoría aplicables.
• Realizar mediciones estadísticas y analíticas agregadas para mejorar la Plataforma.

4. Base Jurídica y Autorización

El tratamiento de datos personales se realiza con base en: (i) la autorización previa, expresa e informada otorgada por el Usuario al momento del registro o de la suscripción a comunicaciones; (ii) la ejecución del contrato (Términos y Condiciones) cuando es necesaria para prestar el servicio solicitado; y (iii) el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Graphio. El Usuario puede revocar la autorización y ejercer sus derechos conforme a lo previsto en la sección 8.

5. Servicios de Terceros y Transferencias

Para operar la Plataforma, Graphio utiliza proveedores de terceros que pueden tratar datos personales como Encargados del Tratamiento:

• Google Maps Platform: provisión de mapas, imágenes satelitales y geolocalización. El uso del mapa implica el tratamiento técnico de datos conforme a la Política de Privacidad de Google.
• Mercado Pago y PayPal: procesamiento de pagos en línea. Estos proveedores tratan los datos financieros directamente conforme a sus propias políticas de privacidad.
• Proveedor de almacenamiento en la nube (Cloudflare R2): almacenamiento de archivos e imágenes asociados a los planos.
• Elastic Email: envío de correos transaccionales y de campañas de marketing (verificación de cuenta, recuperación de contraseña, comunicaciones autorizadas).

Algunos de estos proveedores se encuentran ubicados fuera de Colombia, por lo que puede haber transferencias internacionales de datos. Graphio contrata con dichos proveedores mecanismos que garantizan un nivel de protección adecuado de la información.

6. Cookies y Tecnologías Similares

• Cookies de sesión (esenciales): la Plataforma utiliza cookies de sesión estrictamente necesarias para mantener al Usuario autenticado, proteger los formularios contra ataques CSRF y conservar preferencias como el modo claro/oscuro. Estas cookies no se utilizan para publicidad ni para rastrear al Usuario en otros sitios.
• Preferencias locales: se almacenan en el navegador del Usuario (localStorage) datos no personales como la preferencia de tema visual.
• El Usuario puede eliminar o bloquear las cookies desde la configuración de su navegador; hacerlo puede impedir el correcto funcionamiento de la Plataforma.

7. Plazos de Retención

• Datos de cuenta: se conservan mientras exista la Cuenta y la relación contractual con el Usuario.
• Contenido del Usuario (planos): se conservan durante la vigencia de la Suscripción y, en caso de no renovación, durante el plazo de retención del plan contratado (7 días en prueba gratuita, 30 días en Basic, 180 días en Professional, 365 días en Enterprise), tras lo cual se eliminan de forma permanente.
• Logs de seguridad y auditoría: se conservan por períodos razonables conforme a obligaciones legales o necesidades de defensa jurídica.
• Datos contables de pagos: se conservan durante los plazos exigidos por la normativa fiscal y contable aplicable.

8. Derechos del Titular de los Datos

Conforme a la normativa aplicable, el Usuario, como Titular de los datos personales, puede ejercer en todo momento los siguientes derechos (ARCO):

• Acceder: conocer qué datos personales suyos están siendo tratados.
• Actualizar y rectificar: solicitar la actualización o corrección de datos parciales, inexactos o desactualizados.
• Suprimir (olvido): solicitar la eliminación de sus datos personales cuando no exista deber legal de conservación.
• Revocar la autorización: dejar sin efecto la autorización otorgada y solicitar el cese del tratamiento.
• Conocer el tratamiento: solicitar información sobre el uso que se ha dado a sus datos.

Las solicitudes pueden enviarse al canal de contacto indicado en la sección 1 y deberán contener: nombre completo, correo electrónico registrado, descripción del derecho que desea ejercer y documentación de soporte si aplica. Graphio responderá dentro de los plazos legales (máximo diez (10) días hábiles para el trámite de consulta y quince (15) días hábiles para el trámite de reclamo, prorrogables conforme a la ley). La eliminación de la Cuenta implica la supresión de los datos personales asociados, salvo aquellos que deban conservarse por mandato legal.

9. Seguridad de la Información

Graphio aplica medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, robo, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación, entre ellas: cifrado de contraseñas (hash seguro), sesiones protegidas (cookies HttpOnly, SameSite y Secure sobre HTTPS), validación de solicitudes mediante tokens anti-CSRF, control de accesos por roles, registro de auditoría y comunicación cifrada (TLS). Ningún sistema es infalible; en caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, Graphio notificará a los Titulares y a las autoridades competentes cuando resulte exigible.

10. Datos de Menores de Edad

La Plataforma no está dirigida a menores de 18 años. No recopilamos de forma intencional datos personales de menores. Si un padre, madre o representante legal considera que un menor nos ha proporcionado datos personales, puede contactarnos para solicitar su eliminación.

11. Confidencialidad del Contenido del Usuario

Los planos y contenidos creados por el Usuario se consideran información confidencial. Graphio no accede a ellos salvo para prestar el servicio (por ejemplo, ante una solicitud de soporte del propio Usuario), cumplir obligaciones legales o garantizar la seguridad de la Plataforma, y no los comercializa ni los comparte con terceros para fines publicitarios.

12. Modificaciones de esta Política

Graphio podrá modificar esta Política para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. La versión vigente se publicará siempre en esta página con la fecha de última actualización. Cuando el cambio sea sustancial, se notificará por correo electrónico o mediante aviso en la Plataforma con antelación razonable.